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I principi del KAIZEN
Il metodo Kaizen è la filosofia di business che ha guidato i successi dell’industria in Giappone, con particolare riferimento alla Toyota, negli anni ‘80.
Il termine “kaizen” è stato coniato nel 1986 da Masaaki Imai, economista giapponese consulente sulla gestione della qualità, significa “miglioramento continuo”.
Più precisamente, la parola è nata dall’accostamento dei termini giapponesi “kai” (改), “cambiamento, miglioramento” e “zen” (善), “buono, migliore”, quindi propriamente “cambiare in meglio”.
I 3 principi che ne fanno una teoria vincente e facilmente applicabile sono:
1) Eliminare gli sprechi nell’impiego di energie e risorse (無駄, muda, “sprechi”);
2) Eliminare ciò che è inefficiente;
3) Controllare e organizzare il luogo fisico dove viene creato il valore per il cliente, che sia la fabbrica, il reparto, la linea, l’ufficio (Gemba, 現場).
Ci possono essere 7 tipi di “spreco” individuabili come muda in una azienda:
- Il magazzino e le scorte (stock di merci);
- Nel trasporto di merci;
- Nel movimento del personale operativo;
- Prodotti difettosi;
- Perdite di processo;
- I tempi d’attesa;
- La sovrapproduzione.
Ridurre gli sprechi fino a raggiungere l’obiettivo di eliminarli non solo è possibile, ma è alla portata di tutti. I punti su cui il management deve agire e concentrarsi infatti sono innanzitutto mobilitare la partecipazione di tutti, investendo le energie e tutte le risorse nel quadro di una visione comune. Perché questo sia possibile è necessaria una buona comunicazione e collaborazione tra i vari reparti e livelli, che vuol dire combinare in modo vincente differenti modi operandi, strumenti e sistemi, nonché nuove idee per il miglioramento e la risoluzione dei problemi.
Il mottainai“ (勿体無), ovvero il disprezzo per lo spreco” in maniera assoluta è retaggio della tradizione del Giappone feudale pre-capitalistico. Il “mottainai” è qualcosa di molto forte, profondamente sentito nello spirito giapponese: un giudizio di valore legato all’empietà, intesa come vera e propria offesa alla morale.
Il Kaizen è un processo quotidiano che ha come obiettivo il miglioramento dell’efficienza produttiva, ottenuta soprattutto attraverso l’umanizzazione del posto di lavoro. I seguenti sistemi fanno sì che la linea produttiva ed i processi ad essa collegati rispettino e valorizzino le esigenze del lavoratore.
- L’ampio ricorso a processi automatizzati ha eliminato progressivamente il lavoro pesante e/o ripetitivo;
- La formazione continua del personale attraverso stages di apprendimento e corsi di riqualificazione tecnologica fanno sì che il personale sia sempre qualificato;
- La sensibilizzazione del personale al problema degli sprechi (muda) in modo che sia sempre accorto nel riconoscerli qualora vi siano e nel trovare un modo per eliminarli;
- Il coinvolgimento del personale con la Vision dell’azienda affinché, facendovi parte, la sentano come propria.
L’umanizzazione del posto di lavoro ad ogni livello e che coinvolga qualunque processo aziendale comporta un aumento della produttività. Tutto il personale dell’azienda, dal C.E.O. fino all’addetto alle pulizie, è immancabilmente coinvolto nel processo di gestione e miglioramento dell’organizzazione nell’ottica di raggiungere l’eccellenza. Il metodo Kaizen sostiene che curare le risorse umane dell’azienda con elogi e incoraggiandole alla partecipazione delle attività migliori la qualità dei risultati, e diversi casi hanno dimostrato l’efficacia di tale approccio: prima fra tutti, la Toyota.
Il metodo Kaizen punta l’attenzione sulla capacità di risoluzione pratica e immediata dei problemi che si possono presentare all’interno dell’azienda.
Per perseguire questa strategia, è fondamentale concentrarsi sul Gemba, ovvero il luogo di lavoro. Questa peculiare parola giapponese indica il luogo in cui viene a crearsi il valore per il cliente, dove si realizza la trasformazione.
Di fronte ad un problema si devono esaminare “sul campo” il luogo, gli oggetti (gembutsu (現物), “oggetto concreto”) e i fatti (genjitsu (現実), “realtà concreta”) che sono coinvolti. Si rivela infatti spesso inutile svolgere solo analisi a tavolino senza aver prima osservato come la situazione si stia svolgendo: i numeri o i rapporti descrivono solo sommariamente la realtà di quello che accade sul campo.
I 5 Principi Gemba sono:
1) seiri (整理) – disporre: separare ed eliminare le cose inutili;
2) seiton (整頓) – mettere in ordine: definire un posto per ogni cosa;
3) seiso (清掃) – pulire: fare pulizia per l’identificazione e prevenzione dell’insorgere di anomalie;
4) seiketsu (清潔) – standardizzare;
5) shitsuke (躾) – sostenere: attraverso l’autodisciplina e training.
Valorizzare i flussi corti (lean) di materiali ed informazioni per meglio sincronizzare i processi di cui si compone un’azienda è un altro dei punti chiave del Kaizen. Avere una struttura organizzativa che riduce l’attraversamento delle informazioni e dei materiali evita gli sprechi di risorse e di energie. Altri vantaggi di flussi corti sono:
- una migliore qualità dell’attività svolta, che sia la realizzazione di un prodotto o servizio fornito al cliente;
- la diminuzione del “lead time”: effettuare consegne più rapide;
- l’agevolazione nella gestione: un’attività gestionale e amministrativa controllata;
- l’utilizzo di un numero strettamente necessario/minimo di risorse, ottenendo con costi minimi il massimo profitto.
Un altro punto chiave del metodologia connesso al Lean Management è il Kanban ( 看板). Si tratta di una tecnica della Lean Production che prevede di sostituire e reintegrare le scorte a mano a mano che queste vengono consumate (sistema Just in time).
Propriamente il termine nasce da Kan (看), “visuale”unito a Ban (板), “segnale” e significa “segno”, “insegna”:si riferisce infatti ai cartellini fisici che permettono la produzione, l’acquisto o il trasporto dei materiali (Pull Flow).
Il Kanban è dunque un processo logistico di gestione strutturato secondo la logica simile, per semplificare, a quella della reintegrazione dei prodotti sullo scaffale di un supermercato. Il concetto ha origini antiche nella storia, e può essere ritrovato nella storia orientale anche nella Cina dei primi secoli avanti Cristo, per esempio con riferimento alla strategia militare di sostituzione dei soldati nelle file dell’esercito, ne L’arte della guerra (Sūnzǐ Bīngfǎ, 孫子兵法) di Sun Tsu.
Il metodo Kaizen sviluppa un processo che consente di raggiungere un sistema efficiente e produttivo orientato: alla continua eliminazione degli sprechi, all’organizzazione e il controllo del Gemba, e all’ottimizzazione delle energie e delle risorse. L’ottimizzazione nasce dalla umanizzazione del lavoro e condivisione degli obiettivi a tutti i livelli affinché le attività di tutti i componenti dell’organizzazione siano mosse ogni giorno nella stessa direzione.
In virtù della particolare attenzione che il metodo riserba alle risorse umane e alle forze organizzative, e per il fatto che non prevede grandi investimenti o cambiamenti rivoluzionari, ma graduali e progressivi, Kaizen è un metodo che risulta facilmente applicabile per qualsiasi azienda, riportando risultati molto positivi.
Importante sottolineare il valore del cambiamento e del miglioramento continuo. Possiamo riconoscere due modi completamente diversi di migliorarsi:
- l’innovazione: un miglioramento rapido, radicale che necessita di grandi risorse e di una completa rottura rispetto al passato.
- il Kaizen: un miglioramento lento ma costante e inarrestabile che non si colloca in posizione di rottura col passato ma del passato si nutre per migliorare il presente e il futuro.
A ben vedere questo sistema di gestione rappresenta una formalizzazione di un stile di vita che coinvolge tutti i componenti dell’organizzazione in un percorso di consapevolezza e reciproca integrazione. Il metodo KAIZEN si fonda su desiderio di cambiamento, di miglioramento, caratterizzato da una lenta e quotidiana evoluzione.
